Heute möchte ich etwas zur E-Rechnung schreiben, da sich in der Presse und in den sozialen Medien die Berichte hierzu häufen. Leider zu Recht, denn Dank des Wachstumschancengesetzes, muss ab dem 1.1.2025 sichergestellt sein, dass jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Ich sehe hierin eine große Chance für die Bürokratie weiter zu wachsen, der Name macht dem Gesetz also alle Ehre.
Bei aller Polemik möchte einmal erläutern, was E-Rechnung bedeutet, wie und ab wann diese versendet werden muss und was das eigentliche Ziel dahinter ist.
Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung? Grundsätzlich werden E-Rechnungen ab dem 1.1.25 erstmal nur im B2B Bereich verpflichtend. Da ich hierzu bereits einige Diskussionen geführt habe, B2B steht für Business to Business und damit für Geschäfte die zwei Unternehmen miteinander machen. Hierbei ist es egal ob das Unternehmen als Endverbraucher auftritt oder als Wiederverkäufer. Als Beispiel: Sie beauftragen mich einen Abschluss für Ihre Firma, sowie Ihre Einkommensteuererklärung zu erstellen. Der Abschluss ist hierbei eindeutig Ihrem Firmenbereich zuzuordnen, also im B2B Bereich entstanden, die Einkommensteuererklärung hingegen erstelle ich immer für Sie privat, also im B2C (Business to Consumer) Bereich. Sie müssen also ab kommendem Jahr für Ihren Abschluss die E-Rechnung empfangen, für Ihre Einkommensteuererklärung dagegen nicht.
Was bedeutet die E-Rechnung? Sie haben festgestellt, dass wir bereits ab April 2024 unsere Rechnungen auf E-Rechnungen umgestellt haben. Auch vorher haben Sie bereits Rechnungen von uns im PDF-Format per Mail erhalten. Diese Rechnungen waren aber keine E-Rechnungen, da die vorgegebenen Meta-Daten fehlten. Bei den E-Rechnungen handelt es sich also um ein maschinenlesbares Format, welches freundlicherweise durch die Rechnungsprogramme auch noch so aufbereitet wird, dass Menschen diese lesen können.
Was ist für Sie in der Praxis zu beachten? Erstmal benötigen Sie als Unternehmer ab dem 1.1.2025 zwingend eine E-Mail-Adresse. Denn die Wahl, Rechnungen (nur) in Papierform zu erhalten entfällt. Die meisten Unternehmen haben heute eine E-Mail-Adresse und sollten Sie noch keine haben, so ist diese schnell eingerichtet.
Für die Buchhaltung bedeutet dies aber auch, dass Sie verpflichtet sind den E-Mail-Eingang zu dokumentieren, die Echtheit der Rechnung zu überprüfen und die E-Mail prüfungskonform 10 Jahre ab Abschlusserstellungsdatum in digitaler Form aufzubewahren. An dieser Stelle möchte ich Ihnen ein Programm zur Rückspeicherung aller E-Mails in Originalform ans Herz legen. Wichtig ist aber auch, eine E-Rechnung die Sie empfangen haben, können Sie uns nicht mehr als Ausdruck für die Buchhaltung zur Verfügung stellen. Diese muss, wegen der für die Buchhaltungsprogramme maschinenlesbaren Daten, im Datenformat bei uns eingehen. Viele von Ihnen laden uns Ihre elektronisch erhaltenen Rechnungen bereits in Datev Unternehmen online hoch. Zum Jahreswechsel wird das für alle Pflicht. Hierzu bieten wir verschiedene Wege an, so dass wir den für Sie individuell optimalen Weg gerne mit Ihnen besprechen.
Gibt es Übergangsfristen und Ausnahmen? Ja und nein. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, bedeutet, der obenstehende Absatz gilt für alle Unternehmer nach aktuellem Stand zum 1.1.2025. Für das Erstellen und Versenden solcher E-Rechnungen gibt es hingegen Übergangsfristen. Jeder Unternehmer darf übergangsweise für Rechnungen die zwischen dem 1.1.25 und dem 31.12.26 erstellt werden, weiterhin Papierrechnungen erstellen. Es gibt also 2 Jahre Frist um Ihre Rechnungsprogramme umzustellen. Ganz wichtig an dieser Stelle nochmal: Word und Excel sind keine adäquaten Rechnungsprogramme. Auch heute ist das schon unzulässig. Nach dem 31.12.26 werden auch handgeschriebene Rechnungen nicht mehr möglich sein. Musterkaufverträge die dann per Hand ausgefüllt werden sind zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig.
Für kleine Unternehmen, bis 800.000€ Umsatz wird es eine weitere Übergangsfrist bis 31.12.2027 geben, in der noch Papierrechnungen ausgestellt werden dürfen.
Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheine müssen nicht als E-Rechnungen ausgestellt werden. Bedeutet also, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern essen gehen und die Rechnung bleibt unter 250€, kann Ihnen auch nach 2026 noch eine Papierrechnung ausgestellt werden, ist dir Rechnung höher als 250€, sollten Sie ihre E-Rechnungsvisitenkarte dabei haben und dem freundlichen Kellner für die Rechnungserstellung überreichen.
Warum der Aufwand? Ziel der E-Rechnungen ist eine Übermittlung jeder Rechnung in eine staatliche Cloud um dort in Echtzeit zu erfassen, ob für die Rechnung, aus der Sie zukünftig Vorsteuer ziehen wollen auch die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger abgeführt wurde. Aber dieser Teil der E-Rechnungen ist heute noch Zukunftsmusik. Für die Buchhaltung bedeutet das aber auch, dass Sie uns nur noch die Datensätze der Eingangs- und Ausgangsrechnungen zur Verfügung stellen und eine hoffentlich schnellere Verbuchung erfolgen kann, so dass wir uns dem gestiegenen administrativen Aufwand widmen können.
Sie merken, es wird alles einfacher, fragt sich nur für wen….
Comments