Man könnte meinen es ist wieder Corona, ständig melde ich mich mit Rundschreiben zum selben Thema bei Ihnen. Aber wenn die Regierung kurzfristig etwas umgesetzt wissen möchte, was einen hohen logistischen Aufwand bedeutet, dann kommen die Programmentwickler nur langsam hinterher. Die E-Rechnung ist ein solches Projekt.
In der Presse und auch bei den Programmentwicklern scheint dabei völlig unterzugehen, was zum 1.1.2025 gewährleistet sein muss und was an sich noch ganz viel Zeit hat.
Ab 2025 müssen E-Rechnungen empfangen werden können. Das Versenden von E-Rechnungen muss erst ab 2027 umgesetzt sein. Der Fokus sollte daher auf dem Empfang liegen, die Werbung und die Medien machen uns aber deutlich, dass die Umsetzung des Versendens offensichtlich lukrativer ist. Heute möchte ich mich daher nur mit dem Empfangen auseinandersetzen.
Warum lege ich einen solchen Wert auf diesen Baustein? Ganz einfach: Es ist die Wissenslücke des Steuerberaters, die ich füllen möchte. E-Rechnungen die versendet werden, führen zu auslesbaren Daten bei der Finanzverwaltung. Wäre es da nicht phantastisch, wenn man auf Seiten der Steuerberatung dieselben Informationen hätte, wie bei der Finanzverwaltung? Wir arbeiten für Sie, da ergibt es irgendwie Sinn, dass wir auch mindestens auf demselben Informationsniveau sind, wie die Finanzämter.
In meinem ersten Rundschreiben zu diesem Thema habe ich geschrieben, die Umsetzung wird unproblematisch, denn erst einmal brauchen Sie nur eine Mailadresse um die E-Rechnungen zu empfangen. Heute kann ich sagen, ja es bleibt unproblematisch, denn Sie brauchen nur eine E-Mailadresse zum Empfangen der E-Rechnung…. ABER… das ist noch nicht alles…. Ich lege ganz in Teleshoppingmanier eine E-Mail-Weiterleitung, direkt zu uns in die Buchhaltung noch oben drauf!
Denn, anders als bisher, können Sie Rechnungen nicht mehr einfach für den Steuerberater ausdrucken. Ich hatte bereits früher gesagt, der PDF Anhang ist nur noch eine optische Aufbereitung für den Menschen. An sich sind E-Rechnungen nur ein maschinenlesbarer Datensatz. Und genau diesen Datensatz benötige ich in unveränderter Form. Ausdrucken geht damit nicht mehr. Da wir aber bereits seit 2 Jahren intensiv an der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung arbeiten, werden wir eine einfache und kostengünstige Lösung finden. Und endlich versteht jeder, wofür der Posten Auslagen und Telekommunikationsgebühren in unserer Rechnung verwendet wird. Für jede Buchhaltung existiert bei uns im Hintergrund bereits ein Programm, dass sich Datev Unternehmen online nennt. Über dieses Programm ist es möglich für Sie eine E-Mailadresse zu generieren, an die Sie dann alle E-Rechnungen unverändert weiterleiten. Hierbei werden nur und ausschließlich die Anhänge für uns sichtbar. Einen Text, den Sie in der Mail erhalten, können wir nicht sehen. Um eine solche Mailadresse einzurichten benötigen wir ihre Mithilfe und etwa 5 Minuten Ihrer Zeit. Der Vorgang läuft über eine Bestätigungsmail. Sofern Sie keinen eigenen Zugang zu Datev Unternehmen online haben, muss diese Mail direkt an uns weitergeleitet werden. Dann können wir diese Mailadresse bestätigen und hieraus eine kryptische, individuelle Weiterleitungsmailadresse für Sie generieren. Über diese können Sie dann entweder jede Rechnung einzeln an uns weiterleiten oder über eine Weiterleitungsroutine bereits beim Abrufen der Mails, die Rechnungen direkt mit allen Informationen in die Buchhaltung weitergeben. Im Ergebnis wird es also für Sie weniger Arbeit sein als bisher.
Natürlich kann Unternehmen online noch mehr, zudem stellt die Datev gerade eine eigene E-Rechnungsplattform zur Verfügung. Nach einem längeren Gespräch heute, soll es darüber sowohl möglich sein einzelne E-Rechnungen zu schreiben, was für diejenigen interessant sein dürfte, die eben wirklich weniger als 25 Rechnungen im Jahr schreiben, zum anderen soll es darüber eine Lesefunktion für E-Rechnungen geben, die nicht mehr für den menschlichen Verstand aufbereitet sind. Dieser Bereich ist aber noch in der Entwicklungsphase, so dass ich sicher im Laufe des Novembers oder Anfang Dezember nochmal etwas dazu schreiben werde.
Über Unternehmen online ist es aber auch möglich generell alle Rechnungen im Rahmen von Auftragswesen Next zu schreiben und, ganz wichtig, ein rechtssicheres Kassenbuch zu führen. Aber dies würde zu weit führen, so dass ich es an dieser Stelle mit Michael Ende halten möchte… dies ist eine andere Geschichte, die in einem späteren Rundschreiben erzählt werden wird.
Viele Informationen und einiges an Handlungsbedarf, aber wir sind früh genug dran und werden es mit Ihnen gemeinsam optimal umgesetzt bekommen.
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