Heute möchte ich mich dem Thema Verfahrensdokumentation widmen. Die Verfahrensdokumentation ist ein Ausfluss – ja dieser Begriff passt definitiv, denn es klingt etwas eklig – der GoBD, also der Grundsätze ordnungegemäßer Buchführung. Sie ist seit Ende 2019 für jeden verpflichtend. Und wie das so ist mit sperrigen Begriffen unter denen man sich nichts vorstellen kann, man ignoriert sie. Seit letztem Jahr fragt deswegen die Betriebsprüfung regelmäßig nach der Verfahrensdokumentation, bisher ohne Sanktion, wenn diese nicht vorgelegt wurde, sofern die Buchhaltung ansonsten nachvollziehbar war. Aus NRW höre ich von Kollegen nun immer öfter, dass bei fehlender Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung die Buchführung verworfen wurde und es zu Zuschätzungen kam. NRW ist hier leider immer bundesweit der Vorreiter, so dass bereits erste Klagen diesbezüglich anhängig sind.
Um einer solchen Problematik aus dem Weg zu gehen ist die naheliegenste Lösung die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. In dieser wird vereinfacht gesagt jeder steuerlich relevante Prozess beschrieben, also wer macht was mit welcher Hard- und Software zu welchem Zweck. Bitte schreiben Sie eine Bedienungsanleitung für das Unternehmen in finanzamtsverständlichen Worten.
Hierzu gibt es verschiedene Muster, zum Beispiel vom Steuerberaterverband, an denen man sich orientieren kann. Ich biete ebenfalls die Erstellung einer Verfahrensdokumentation an. Diese läuft über ein Onlioneportal an dem zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgt, aus der wir in der Kanzlei dann eine entsprechende Dokumentation erstellen. Sprechen Sie mich hierzu gerne an.
Der Vorteil jeder Verfahrensdokumentation ist, dass auch wir Informtionen über bei Ihnen eingesetzte Systeme bekommen und damit über Schnittstellen möglicherweise noch einiges an Vereinfachungspotential nutzen können. Ich nehme also auch gerne Ihre selbsterstellte oder an anderer Stelle erstellte Verfahrensdokumentation zu meinen Akten.
Wichtig zu wissen ist, dass die Verfahrensdokumentation regelmäßig angepasst werden muss und mindestens einmal im Jahr eine Überprüfung mit Dokumentation selbiger zu erfolgen hat.
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